Fluidifier les constats d’état en équipe : le retour d’expérience de deux restauratrices avec Horus Drive

Lors d’un montage d’exposition, deux conservatrices-restauratrices ont utilisé Horus Drive pour centraliser leurs constats d’état. Rencontre avec ces intervenantes pour comprendre comment cet outil a transformé leur organisation.

Pour ce chantier de constats d’état en équipe, comment avez-vous organisé le travail en amont sur vos différentes tablettes pour que tout le monde soit connecté sur le même projet ?

AG (restauratrice mandataire) : Tout s’est joué dès la préparation. En tant que mandataire, j’ai commencé par me connecter à l’interface web d’Horus Drive sur mon ordinateur pour créer le dossier général du projet de l’exposition. Ensuite, la configuration pour l’équipe a été d’une simplicité déconcertante.

CM (restauratrice intervenante) : Oui, tout à fait ! Il nous a suffi d’ouvrir l’application Horus Condition Report Pro sur nos iPad, d’aller dans les préférences et de sélectionner l’onglet Horus Drive. Là, nous avons entré les coordonnées : l’URL de notre compte Horus Drive sécurisé, l’identifiant et le mot de passe du compte. En moins de deux minutes, toutes nos tablettes étaient prêtes et reliées au même espace centralisé.

Concrètement, comment s’est déroulée la transition entre vos examens des œuvres hors ligne en journée et la centralisation des données en fin de journée ?

CM : Très simplement. Sur le terrain, nous avons conservé notre autonomie habituelle. Nous avons réalisé nos constats d’état avec l’application Horus Pro et sans avoir besoin d’une connexion internet. C’est l’un des grands points forts de l’application. 

AG : La magie opère vraiment à la fin de la journée. Chaque restauratrice s’est connectée au réseau wifi et a sélectionné les constats qu’elle avait fait dans la journée puis utilisé la fonction Export en PDF et Horus vers le dossier, dans notre compte Horus Drive. Le fait de savoir que cet hébergement est localisé en France, entièrement sécurisé par des sauvegardes quotidiennes, nous a apporté une immense sérénité par rapport à la sensibilité de nos données.

Une fois les constats envoyés sur Horus Drive, comment cet outil a-t-il facilité la tâche de la restauratrice mandataire pour la livraison au commanditaire ?

AG : Pour moi qui devais tout coordonner, cela a complètement changé la donne. Auparavant, je passais mes fins de soirée à récupérer les fichiers de tout le monde par mail, puis à renommer chaque photo. Avec Horus Drive, l’organisation s’est faite de manière totalement automatisée. La plateforme a créé un dossier spécifique pour chaque œuvre composé du PDF, du format Horus et du dossier Photos. Chaque fichier étaient déjà nommé avec le numéro d’exposition, le nom du prêteur et la date du constat d’état. 

Je n’ai eu qu’à me connecter à l’interface, à télécharger les 2 dossiers communs, PDF et images puis j’ai fait un envoi groupé au commanditaire. En tout cela m’a pris 5 minutes d’envoyer l’ensemble des constats et les dossiers photos. Chaque PDF, chaque photo sont correctement nommés, organisés, propres et complets selon les attentes du commanditaire.

De quelle manière cette centralisation a-t-elle permis au régisseur d’intervenir efficacement auprès du prêteur pour clore la journée ?

AG : Sans avoir besoin d’attendre, le régisseur du musée à télécharger directement notre rendu. Il a pu transmettre les informations aux prêteurs et sauvegarder sur son propre serveur les PDFs et les images.

Quels conseils donneriez-vous à d’autres équipes qui font des constats d’état ? 

CM : Pour que le rendu soit homogène au sein d’une même équipe, il faut se mettre d’accord sur certains paramètres de l’application. Dans notre cas, nous avions bien activé le nommage du fichier avec le numéro d’exposition et choisi la mise en page Exposition que nous trouvions plus adaptée.

Ensuite, le premier fichier que nous avons envoyé vers Horus Drive est un modèle. Il s’agissait d’un premier constat dans lequel j’avais déjà renseigné le nom de l’équipe, celui de l’exposition et du prêteur, le lieu du constat, et même les altérations récurrentes sur notre typologie d’œuvres, ce qui nous a permis de gagner du temps. La liste d’œuvres avait évolué, mais dans l’idéal, nous aurions importé les informations en format CSV. 

AG : Horus Drive nous a rendu service à plusieurs titres : il sauvegarde les données de chacun, facilite les partage d’information dans l’équipe, et nous a permis d’automatiser les tâches chronophages de nommage et de classement. Cela nous a permis de répondre à des attentes très contraintes en termes de délai et d’efficacité tout en respectant nos critères de qualité.